Arten von Software Tools

Die Warenwirtschaftssoftware und die Fakturasoftware werden von vielen Anbietern in einem sogenannten Baukastensystem vorgelegt. Dadurch wird es ermöglicht, die Programme exakt auf die Bedürfnisse des jeweiligen Anwenders zuzuschneiden. Viele hilfreiche Tools erleichtern dabei die Einbindung der neuen Software in die laufenden Prozesse.
Im Wesentlichen handelt es sich bei den einzelnen Bausteinen um die Auftragsbearbeitung, die Lagerverwaltung, die Stammdatenerfassung, die Kostenstellenplanung, die Fakturierung sowie die elektronische Übermittlung der relevanten Daten an den Steuerberater.

Außerdem gehört das betriebliche Berichtswesen einschließlich der betriebswirtschaftlichen Auswertung als Grundlage für den Jahresabschluss mit dazu. Da sich immer mehr Unternehmen inzwischen auch mit dem eCommerce und der Einrichtung von eigenen Onlineshops beschäftigen, findet sich auch diese Sparte in einer guten Warenwirtschaftssoftware wieder. Mit dem Tool der Auftragsbearbeitung wird in der Warenwirtschaftssoftware das Angebot erstellt, der Auftrag erfasst und die Auftragsbestätigung für den Kunden gefertigt. Nach Erfüllung des Auftrages wird vor dem Versand der Datensatz in die Fakturasoftware überstellt, die nun eigenständig aus den vorhandenen Daten sowohl den Lieferschein als auch die Rechnung erstellen kann. Die Lagerverwaltung erfasst alle Zu- und Abgänge im Lager sowohl Mengen- als auch wertmäßig. Mit einem zusätzlichen Werkzeug kann hier auch eine Funktion eingebaut werden, die an regelmäßige Nachbestellungen von Verbrauchsmaterialien erinnert, sobald der Lagerbestand auf eine vorher bestimmte Mindestmenge reduziert worden ist. Es werden automatisch entsprechende Bestellvorschläge generiert, die sich aus dem bisherigen Verbrauch ableiten.

Die Lagerverwaltung erleichtert zudem die jährliche Inventur und liefert wichtige Anhaltspunkte über die Kostenentwicklung. Die Stammdatenerfassung setzt zunächst ein wenig Arbeit voraus. Alle relevanten Daten des Unternehmens einschließlich der Lieferanten- und Kundenkartei müssen einmalig erfasst werden, damit sie für alle weiteren Abläufe in der Warenwirtschaftssoftware und in der Fakturasoftware jederzeit zur Verfügung stehen. Arbeitet ein Unternehmen mit unterschiedlichen Kostenstellen, können auch diese mit der Warenwirtschaftssoftware erfasst werden. Die Fakturasoftware rundet die Programmbausteine ab. Die automatische Erstellung von Lieferscheinen und Rechnungen für den Warenversand erleichtert die Arbeit. Mithilfe der Wiedervorlagefunktion kann das betriebliche Mahnwesen organisiert werden. Zahlungsziele werden automatisch erfasst und in die Offene-Posten-Liste übertragen.

Mit einer passenden Schnittstelle zwischen dem Unternehmen und seinem Steuerberater können alle relevanten Daten zur weiteren Bearbeitung für die Steuerklärungen und den Jahresabschluss direkt elektronisch übermittelt werden. Hier sollte allerdings mit dem Steuerberater im Vorfeld abgestimmt werden, ob die geplante Warenwirtschaftssoftware kompatibel zur Software im Steuerbüro ist.