Funktionen pro Kostenspanne

Die Funktionen der Warenwirtschaftssoftware bei den einzelnen Kostenspannen bzw. Kostenstellen unterscheiden sich nicht wesentlich bei den einzelnen Anbietern. Hier unterscheidet man zunächst zwischen der Basisfunktion der Warenwirtschaftssoftware und den zusätzlichen Tools, die sich im Besonderen mit dem Verwalten der Kunden, Lieferanten und Artikel, dem Lagerbestand und der Lagerverwaltung, den Preislisten, dem betrieblichen Berichtswesen sowie dem eCommerce beschäftigen. Die Basisfunktionen enthalten in der Regel die Belegerfassung, den elektronischen Rechnungsversand, die Organisation von Abo-Aufträgen, das Rechnungsausgangsbuch inklusive der Offene-Posten-Liste, den Datenexport, die komplette Projektverwaltung sowie einen integrierten PDF-Writer. Für die Kunden-, Lieferanten – und Artikelverwaltung sind Funktionen wie individuelle Preislisten, Aktionspreislisten, Artikel- und Warengruppenverwaltung, Zahlungs- und Lieferbedingungen sowie individuelle Rabatte vorgesehen.

Außerdem sollten eine Kreditlimitverwaltung sowie eine Kundensperrfunktion vorhanden sein. So ist es möglich, bestimmten Kunden eine Kreditlinie einzuräumen und Kunden, mit denen man schlechte Erfahrungen gemacht hat, automatisch zu sperren. Dabei muss die Sperre nicht automatisch dazu führen, dass der Kunde nicht mehr beliefert wird. Es kann auch hinterlegt werden, dass Bestellungen von diesem Kunden nur gegen Vorkasse oder Nachnahme ausgeführt werden, um das Risiko zu minimieren. Für die Kostenstelle Einkauf und Lagerorganisation sind Funktionen wie Inventur mit Bestandserfassung und Bewertung, die Generierung von Bestellvorschlägen sowie die Erfassung von Wareneingangsrechnungen und Lieferantengutschriften von entscheidender Bedeutung. Im Bereich der Unternehmensberichte werden Umsatzauswertungen und Buchungslisten sowie betriebswirtschaftliche Auswertungen erstellt.

Eine weitere wichtige Funktion nimmt das sogenannte E-Business ein. In diesem Bereich besteht die Möglichkeit, einen eShop einzubinden und Online-Banking-Funktionen zu nutzen. Viele Warenwirtschaftsprogramme bieten darüber hinaus die Möglichkeit der Online-Frankierung, einer Online-Adressprüfung sowie das Organisieren von Terminen und Aufgaben. Der Datenim- und export zur Finanzbuchhaltung und zum Steuerberater gehören ebenfalls zu diesen Funktionen. Die Fakturasoftware beinhaltet die Generierung von Lieferscheinen und Rechnungen nach den vorliegenden Aufträgen. Elektronischer Rechnungsversand, auch mit digitaler Signatur ist ebenfalls ein fester Bestandteil.

Darüber hinaus gibt es ein integriertes Wiedervorlagesystem. Hier sind die Zahlungsziele der einzelnen Kunden erfasst. Sobald ein Zahlungsziel erreicht oder überschritten wurde, kann automatisch mit der Erstellung von Zahlungserinnerungen beziehungsweise Mahnungen begonnen werden. So behält der Unternehmer seine Außenstände besser im Griff. Selbstverständlich ist sowohl die Warenwirtschaftssoftware als auch die Fakturasoftware netzwerkfähig. Ausführliche Onlinehilfen sowie eine Kundenhotline mit technisch versiertem Personal stehen dem Anwender natürlich ebenfalls zur Verfügung. Inwieweit die Anbieter kostenfreie Hotlines anbieten, sollte ebenfalls im Vorfeld geklärt werden. Kostenpflichtige Hotlines können unter Umständen ziemlich teuer werden und besonders in der Einführungsphase steht zu erwarten, dass man die Hilfe häufig in Anspruch nehmen muss.